Qualitätsmanagement

Präambel

Qualität in der Freiraumplanung definiert sich über den

• ästhetischen,
• zweckmäßigen,
• wirtschaftlichen und
• rechtzeitigen

Erfolg eines Projektes. Insofern orientiert sich unser Qualitätsmanagement nicht allein an den Standards klassischer ISO-Zertifizierungen und an einem auf innerbetriebliche Effizienz ausgerichtetem Erfüllungscontrolling starrer Vorgaben, sondern auch am nicht in Zahlen auszudrückenden "guten Gefühl" aller Beteiligten.

Nichtsdestotrotz haben Standards und deren stetige Verbesserung einen erheblichen Anteil an der Umsetzung unserer Projekte. Zur Qualitätssicherung wurde daher in Anlehnung an die DIN ISO 9001 - jedoch mit spezifischem Bezug auf die Belange der Freiraumplanung - ein offenes Checkheft Qualitätssicherung entwickelt, welches in allen Phasen einer Planung auf das Projekt angelegt wird und das auf den folgenden vier Säulen basiert:

• komplett:
  Zusammenspiel von gestalterischer Unverwechselbarkeit, Baukunst, Ökologie, Funktionalität, Termintreue und Wirtschaftlichkeit
• kommunikativ:
  Interdisziplinäre Abstimmungen mit Auftraggebern, externen Gutachtern, Behörden, Bürgern
• konsequent:
  Durcharbeitung entwurflicher Zielsetzungen und deren Einhaltung bis in die bauliche Realisierung
• kompetent:
  Stetiges Fortschreiben unseres Fach- und über das Fach hinausgehenden Wissens
   

Die daraus resultierenden Instrumente des Checkheftes sind:

A Projektauftakt

Klärung der Projektverantwortung      

Abfrage und Festlegung des verantwortlichen Ansprechpartners beim AG, Benennung des eigenen projektverantwortlichen Geschäftsführers, der die persönliche Projekteinführung beim AG übernimmt. Er bleibt für alle Projektphasen ansprechbar und verantwortet gegenüber dem AG sämtliche erbrachten Leistungen.

Die Projektleitung erfolgt durch eine/n berufserfahrene/n Mitarbeiter/in - i.d.R. über alle Leistungsphasen hindurch. Projekte werden von ihm/ihr so betreut, dass die essentiellen Absichten des Entwurfs einschließlich seiner wirtschaftlichen Prämissen an keiner Stelle verloren gehen. Bei Erfordernis einer Projektübergabe erfolgt diese im Rahmen einer intensiven Klausur mithilfe der standardisierten Projektablage, um auf Änderungen in späteren Planungs- und Bauphasen jederzeit entwurfsgemäß zu reagieren.

Klärung der Aufgabenstellung

Die Aufgabenstellung ist gründlich in ausführlichen Gesprächen mit dem AG zu klären (welcher Projektstand wird zu welchen Kosten zu welchem Zeitpunkt erwartet). Diese Gespräche werden i.d.R. zu zweit, also durch den projektverantwortlichen Geschäftsführer und den Projektleiter geführt. Die Ergebnisse werden dokumentiert, zeichnerisch dargestellt und iterativ optimiert.

Klärung der behördlichen Randbedingungen

Die Aufgabenstellung ist von Anfang an mit den genehmigenden Planungspartnern abzugleichen, anzupassen und zu optimieren; dies erfolgt bereits im Vorfeld offizieller Genehmigungsanträge durch protokollierte Abstimmungen mit den Behörden.

Klärung der öffentlichen Randbedingungen

Insbesondere große Projekte erfordern ein hohes Maß an öffentlicher Zustimmung, zumindest jedoch Akzeptanz. Dies wird erreicht durch anschauliche und allgemeinverständliche Projektpräsentationen, durch kompetentes und zugleich integratives Auftreten bei Bürgerversammlungen sowie durch Unterstützung von Verwaltung und Politik ggf. mittels Durchführung von Planungsworkshops und/oder qualifizierten Bürgerspaziergängen.

Klärung der technischen Randbedingungen

Dem AG wird frühzeitig aufgezeigt, an welchen Stellen das Einbinden von Spezialisten, Fachplanern und Gutachtern (z.B. Artenschutz, Baugrund, Statik, Vermessung)  erforderlich ist, um Grenzen und Potenziale der Aufgabenstellung auszuloten (was ist wirtschaftlich und technisch machbar). Die Ergebnisse werden geprüft, bewertet und ggf. mit Alternativen abgeglichen.

Klärung der wirtschaftlichen Randbedingungen

Das Budget wird zu Beginn mit dem AG definiert und mit der Aufgabenstellung abgeglichen. Dabei werden mögliche Fördergelder ebenso erörtert wie kostengünstigere Varianten. Evtl. Kollisionen aus Anspruch und Machbarkeit werden in allen Phasen eines Projektes aufgezeigt.

Klärung der zeitlichen Randbedingungen

Die Terminplanung erfolgt mittels Rückwärtsrechnung des Projektverlaufs von der gewünschten Fertigstellung her, inkl. Klärung aller externen Zeitvorgaben (behördliche Fristen, Mittelfreigaben, AG-seitige Prüfläufe und Vergaben, Lieferzeiten von Produkten, realistische Bauzeiten, gesetzliche Rodungs- und Pflanzzeiten) sowie Aufzeigen der internen Bearbeitungsdauer für alle Teilleistungen. Dazu gehört auch das Entwickeln von Alternativen bei Terminkollisionen.

B Projektbearbeitung

Standardisierte analoge / digitale Projektablage

Interne standardisierte Erfassung der digitalen Projektablage für: Ing. / Architektenvertrag  -  Zeiterfassung / Projektliste  -  Projektbaum / Server  -  Ablage / E-Mail. Die Projektablage ist horizontal wie vertikal standardisiert. Alle Kategorien eines Projektes finden sich im Projektbaum wieder, der für alle Projekte gleich strukturiert ist. In den einzelnen Kategorien wird für die grundlegenden Elemente nach standardisierten Methoden gearbeitet, z.B. Kostenberechnung nach DIN 276, Nutzung diverser Standardleistungsverzeichnisse, einheitliche digitale Struktur in CAD-Zeichnungen (Layerstruktur, Festsetzungen von Linien, Farben etc.). Die Einheitlichkeit der Projektablage ermöglicht eine einfache und schnelle Einarbeitung und jederzeitigen Zugriff auf alle freigegeben Projektdaten. Die Festplattensicherungen erfolgen täglich, das Netzwerk wird durch örtliche Vertragsadministratoren mit Notdienstbesetzung gepflegt.

Entwurfsrevision, Entwurfsrevision in der Ausführung

Regelmäßige interne Prüfläufe stellen sicher, dass Projekte vollumfänglich erfasst und Qualitätsstandards erfüllt werden. Pläne und Leistungsbeschreibungen werden von projektfernen Mitarbeitern überprüft und ggf. in Rücksprache korrigiert.

Dabei wird mit einer offenen Frageliste zur Sicherung der Entwurfsqualität gearbeitet:

• Erfüllt der Entwurf die geforderten bzw. angemessenen ästhetischen Ansprüche hinsichtlich seiner Proportionen, Raumbildungen, Schwerpunkten, Sichtbeziehungen, Weiten, Linien etc.
• Sind die geforderten Funktionen in dem Entwurf umgesetzt, wie z.B. Wegeverbindungen, Ruhebereiche, Aktivitätszonen, geschützte (Natur-) Bereiche, Stellplätze, befestigte Bereiche, Einfriedungen etc.?
• Werden die Nebenbestimmungen der Baugenehmigung berücksichtigt (Stellplätze, Feuerwehr …)?
• Werden die allgemeinen Schutzgüter gem. UVPG berücksichtigt (Menschen, Tiere, Pflanzen, biologische Vielfalt, Boden, Wasser, Luft, Klima, Landschaft, Kulturgüter …)?
• Werden in dem Entwurf alle anerkannten Regeln der Baukunst berücksichtigt? Werden die einschlägigen Vorschriften und DIN- bzw. Euro-Normen eingehalten, betreffend das gesamte planerische Spektrum?
• Ist der Entwurf wirtschaftlich und - in der weiteren Durcharbeitung bzw. baulichen Realisierung - wirtschaftlich belastbar?

Termintreue

Zum Projektstart werden Terminrahmen- und Termindetailpläne aufgestellt mit Meilensteinen in der Projektabfolge und ggf. unter Herausfilterung zeitkritischer Wege. Die Terminpläne setzen gleichzeitig die Schnittstellenerfordernisse auf übersichtliche Zeitachsen. Architekt und Landschaftsarchitekt verstehen sich hierbei auch in der Rolle des Koordinators, der die Arbeiten von Fachgutachtern (z.B. Baugrundgutachter, Grundwassererfassung u. ä.) in seinen Gesamtterminplan integriert. Im Rahmen kontinuierlicher Soll-Ist-Vergleiche, angesiedelt auf der Ebene der Projektleitung werden zeitliche Engstellen frühzeitig herausgefiltert und in die bürointerne Prioritätenfolge gesetzt, bevor sie zu zeitkritischen Wegen werden. Zeitengstellen bei externen Gutachten werden frühzeitig mit dem Auftraggeber/seiner Projektsteuerung durchgesehen, Lösungswege erarbeitet bzw. eingefordert, Maßnahmen zur Vermeidung von Terminverzögerungen werden abgestimmt, eingeleitet und kontrolliert. Aufgrund erfolgreicher Projektsteuerungsaufgaben bei Großprojekten besteht ein umfassender Erfahrungshintergrund in der Aufstellung, Verfolgung und Durchsetzung von Terminplänen einschließlich der Schnittstellenkoordination.

Kostenkontrolle

Die kontinuierliche projektbegleitende Kontrolle der Wirtschaftlichkeit eines Vorhabens gründet sich auf langjährige Geschäftserfahrung von der übergeordneten Rahmenplanung bis in die Objektdetaillierung und-realisierung. Durch die Vielzahl von Ausschreibungsbearbeitungen werden ständig marktnahe Kosten aktualisiert und können in der vertikalen Rückkopplung bereits auf der Konzeptebene eingespielt werden. So sind zu Planungsvorschlägen und -alternativen immer Kostengrößen beigestellt, die eine Entscheidungshilfe geben. Neben Kostenschätzung und Kostenberechnung werden regelmäßige projektbegleitende Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen erstellt. Die Erzielung wirtschaftlicher Lösungen erfolgt über die Diskussion von Material- und Volumenfragen, konzeptimmanenter Wirtschaftlichkeitsüberlegungen bis hin zu technisch-wirtschaftlichen Detaillösungen mit dem AG. Häufig sind dabei auch fachdisziplinübergreifende Betrachtungen Ansatzpunkte für kombinatorische, kostendämpfende Maßnahmen. Interdisziplinäre Arbeitsweisen mit innovativen, Lösungen bei gleichzeitig stets präsentem Kostenbewusstsein führen regelmäßig zu wirtschaftlichen Projektrealisierungen.

Auftraggeberbetreuung, auftraggeberbezogene Projektdokumentation

Projekte werden grundsätzlich mit starker persönlicher Präsenz und lösungsorientierter Offenheit auch in kritischen Projektphasen betreut. Alle Abstimmungen und Termine werden in Form von Protokollen und Gesprächsvermerken schriftlich dokumentiert. Sowohl in der Planung wie in der Bauausführung geht sämtlicher projektbezogene Schriftverkehr in Kopie an den AG.

Fort- und Weiterbildung

• Verpflichtung aller Mitarbeiter zur kontinuierlichen Teilnahme an Seminaren, Kolloquien und Weiterbildungsmaßnahmen zu sämtlichen berufsständischen und berufsübergreifenden Themen
• Regelmäßige bürointerne projektübergreifende "State-of-Art"-Besprechungen
• Bürointerne Bildungsreisen und zu Fort- und Weiterbildungen
• Zeitnahe Aktualisierung der Fachliteratur-Bibliothek einschließlich Mitteilung und Informationspflicht der Mitarbeiter. Aktualisierung insbesondere der Gesetzeslagen, der Normen und Regelwerke einschließlich der praxisbezogenen Kommentare und Auslegungen.